Saber com escriure una carta formal és una habilitat essencial tant en l’àmbit professional com acadèmic. Les cartes formals són una eina clau per comunicar-se amb correcció i formalitat en entorns administratius, comercials i institucionals. A més, en les proves de nivell de valencià, aquest tipus d’exercici és habitual, per la qual cosa dominar-ne l’estructura i el tractament pot ser decisiu per obtenir un bon resultat. En aquest article, t’oferim una guia completa perquè les teves cartes formals siguin impecables i efectives en qualsevol context.
Com escriure una carta formal: estructura bàsica
Les cartes formals tenen una estructura fixa que assegura una comunicació clara i professional.
- Dades de l’emissor: nom i llinatges, càrrec (si escau) i adreça postal del destinatari.
- Dades del receptor: nom i llinatges, càrrec (si escau) i adreça postal.
- Salutació: fórmula de salutació, adequada al grau de proximitat entre emissor i receptor.
- Cos: missatge de la carta, dividit en introducció, nucli i conclusió.
- Comiat: fórmula de comiat, que s’ha de correspondre amb la de salutació.
- Peu: nom i llinatges, rúbrica i, si escau, càrrec de l’emissor.
- Datació: lloc (sense la preposició a) i data de la carta, separats per una coma.
- Informació addicional: si és necessari, al final del document es pot inserir informació addicional no exposada abans, introduïda per les sigles PD (postdata) o PS (post scriptum), seguides de dos punts.
El tractament en les cartes formals
Pel que fa a l’emissor i el receptor, en les cartes formals poden expressar-se mitjançant diverses persones:
- L’emissor sol fer servir la primera persona del singular (jo… Us tramet… Us escric per… Vull manifestar el meu agraïment…) o la primera personal del plural per donar un to més directe i, alhora, institucional a l’escrit (nosaltres… Us trametem… Us escrivim per… Volem manifestar el nostre agraïment…), en el cas d’una entitat o organització (l’anomenat plural de modèstia).
- Quant al receptor, el tractament més habitual és la segona persona del plural (vós… Us deman que… En resposta a la vostra petició…), general en les cartes administratives i altres documents de l’Administració; també és possible el tractament de tercera persona singular (vostè… Li deman que… En resposta a la seva petició…), per bé que aquest és més usual en les cartes comercials i el món de la publicitat.
És important destacar que cal ser curosos amb el tractament. S’ha de mantenir la coherència en l’ús de les persones al llarg de tot el document i s’han emprar les formes verbals i pronominals que hi corresponguin:
Us faig arribar el programa d’actes i us deman que n’informeu el personal de la vostra empresa.
Us feim arribar el programa d’actes i us demanam que n’informeu el personal de la vostra empresa.
Li faig arribar el programa d’actes i li deman que n’informi el personal de la seva empresa.
Li feim arribar el programa d’actes i li demanam que n’informi el personal de la seva empresa.
*Us faig arribar el programa d’actes i us demanam que n’informi el personal de la seva empresa.